در این ترفند قصد داریم به معرفی تعداد زیادی ترفند کوچک اما در عین حال کاربردی و هوشمند بپردازیم که هر یک در یکی از برنامه‌های مجموعه نرم‌افزاری آفیس همانند Word،Powerpoint و... کاربرد دارد. در صورتی که بسته نرم‌افزاری آفیس (نسخه‌های 97 تا 2003) بر روی سیستم شما نصب است این ترفندهای را از دست ندهید چرا که واقعاً به کار شما خواهند آمد.


جابجایی متن: Word97-2003
با ترفند زیر به راه حلی راحت و سریع برای کپی و یا جابجایی قسمتی از متن دست خواهید یافت: ابتدا متن و یا گرافیکی را که تصمیم به حرکت آن دارید علامتگذاری کنید. صفحه تصویر را با کمک حاشیه‌های آن که در سمت راست و گوشه قابل حرکتند. به قدری جابجا کنید که مکانی را که می‌خواهید عنصر مربوطه به آن اضافه شود کاملا در دید قرار بگیرد. سپس برای جابجایی دکمه Ctrl و برای کپی کردن ترکیب دکمه‌های Ctrl+Shift را کلیک کرده و با دکمه راست ماوس بر روی مقصد کلیک کنید.
توجه: در هنگام تکان دادن ویا بالا و پایین بردن، اجازه تکان دادن نشانگر را ندارید، چرا که که بخش علامتگذاری شده از حالت انتخاب خارج خواهد شد.

Animations: در پاورپوینت XP/2003
برای این که در یک Presentation پاورپوینت عناصر خاصی را نشان دهید، برای مثال بخش‌های متنی را پس از شروع کار، ابتدا عنصر مربوطه را علامتگذاری کنید. اگر حوزه انتخابی شما مربوط به چند عنصر می‌باشد، یکی پس از دیگری آن‌ها را با فشار دکمه Ctrl علامتگذاری کنید.
پس از یک‌بار راست‌کلیک کردن، گزینه Customize Animation و سپس Add Effect را برگزینید. برای مثال می‌توانید برای بخش Entry جلوه Approach را انتخاب کنید.
اگر ظاهر شدن در هنگام معرفی را خواستارید اما می‌خواهید که آن را شخصا کنترل کنید در گزینه Start گزینه as click را برگزینید و اگر می‌خواهید که به صورت اتوماتیک جلوه مورد نظر ظاهر شود از گزینه With previous استفاده کنید. اگر خواستار پدیدار شدن دسته‌ای از جلوه‌ها یکی پس از دیگری می‌باشید. باز گزینه Start را برگزینید و سپس After Previous را انتخاب کنید.
ترتیب ظاهر شدن جلوه‌ها را می‌توانید در گزینه Change Order تغییر دهید.

ذخیره کردن پیوست نامه‌های الکترونیک: Outlook2000-2003
برای این که چند فایل موجود در پیوست یک نامه الکترونیک را ذخیره کنید، احتیاجی به فراخوانی تک‌تک آن‌ها ندارید. برای این کار نامه مورد نظر را باز کنید و گزینه موجود در منو با نام File-Save Plants را برگزینید. اکنون در بخشی شاهد اسامی تمامی فایل‌های پیوستی خواهید بود. در حالت استاندارد، همه آن‌ها علامتگذاری شده‌اند. با فشار دکمه Ctrl می‌توانید هر کدام از فایل‌ها را که نمی‌خواهید ذخیره کنید، از حالت علامتگذاری شده در آورید.

ارتباطات سلولی: اکسل 97-2003
شما می‌توانید ارتباطات سلولی نسبی را پس از انجام کار در یک فرمول به ارتباطات سلولی کامل تبدیل کنید و برعکس. برای این کار به سلول مورد نظر بروید و در سطری که در حال تغییراتی در آن هستید یک گزینه سلول و یا تمامی فرمول را علامتگذاری کنید. با دکمه f4 اکسل نوع ارتباطات سلول را عوض خواهد شد. مثلا a1 بنا به ترتیب تبدیل به A$1، $A$1 و $A1 خواهد شد.

انتخاب مکان: Word 2000-2003
قالب‌های اتوماتیک به سختی با ماوس در یک متن به مکان خاصی انتقال پیدا می‌‍‌کنند. بهترین راه این ایست که در حالی که دکمه Ctrl را کلیک کرده‌اید با دکمه‌های جهت کار کنید. با این کار، گرافیک مورد نظر را به اندازه یک پیکسل جابجا می‌کنید. بدون فشار دادن دکمه Ctrl قالب اتوماتیک را به خط بعدی انتقال خواهید داد. فاصله میان خطوط و یا بعضی اوقات قالب‌ها را در نوار ابزار در گزینه draw و زیر گزینه reticule می‌توانید تنظیم کنید و یا تغییر دهید.

حذف ماکروهایی که بصورت خودکار اجرا می‌شوند:
در (Excel/Word(2000-2003 می‌توانید در هنگام باز کردن سندی از آفیس، روند یک Auto Open Macro ساخته شده با آن را بدون از کار انداختن تمامی macros‌ها از بین ببرید. برای این کار طبقه امنیتی را در Word ‌و اکسل با کمک گزینه‌های Tools-Macro-Security به حد متوسط برسانید. اکنون اگر در هنگام فراخوانی یک سند دکمه Shift را فشار دهید، دیگر روند Auto Open Macro انجام نخواهد گرفت.

چاپ رنگی: OpenOffice.org
اگر هنگامی که شروع به استفاده از یک پرینتر رنگی کردید، به این نتیجه رسیدید که تمامی برنامه‌های کاربردی به صورت رنگی چاپ می‌کنند و فقط Openoffice.org نمی‌تواند رنگی چاپ کند، بهتر است که گزینه Tools-Options-Print را کنترل کنید. تحت گزینه گفته شده برنامه Openoffice.org امکان سیاه سفید کردن کامل عکس را قبل از چاپ می‌دهد. این گزینه را باید به کلی غیرفعال کنید.

رسیدن سریع به پوشه مورد نظر: آفیس 2003
در آفیس 97 تا XP گزینه‌های Open و Save as دارای زیر گزینه‌ای به نام Tools می‌باشند. در این بخش گزینه‌ای هم معنی با Add to Favorites به چشم می‌خورد. با انتخاب این گزینه، پوشه انتخاب شده را به لیست Favoriteها اضافه می‌کنید.
در قسمت چپ پنجره آیکن Favorites را می‌توانید مشاهده کنید. پس از یک‌بار کلیک کردن بر روی این آیکن، لیستی از Favoriteهای شما برای انتخاب حاضر خواهند شد. در آفیس 2003 این عملکرد وجود ندارد. به جای آن در گزینه Extras زیر گزینه Add to My places به چشم خواهد خورد. با انتخاب این زیر گزینه پوشه مورد نظر را به نوار موجود در سمت چپ پنجره اضافه خواهید کرد. برای این که تا حدودی به نحوه عملکرد معمولی و عادت کرده خود باز گردید، می‌توانید در اینجا پوشه favorite خود یعنی (userprofile%favorits%) را اضافه کنید.

بایگانی فایل: Word 97-2003
این که نرم‌افزار Word چه پوشه‌ای را به صورت استاندارد در زمان استفاده از گزینه‌های File-Open یا File-Save نشان می‌دهد می‌توانید شخصا تعیین کنید تنظیمات مربوطه را می‌توانید در Tools-Options-File locations-Documents بیابید. این که فایل‌هایی را که شخصا درست کرده و به صورت الگو در آورده‌اید در کجا ثبت می‌شوند، نیز در همان بخش، قسمت User templates قابل مشاهده‌اند. نرم‌افزار Word هنگامی که شما برای ذخیره نوع فایلی DOT را انتخاب کنید از این دایرکتوری استفاده می‌کند.
توسط دکمه Modify در همان بخش می‌توانید تنظیمات مربوطه را تغییر داده و تعیین کنیدکه برای مثال‌ فایل‌های DOT و DOC در کجا ذخیره شوند.

بستن همه: اکسل
اگر به برنامه اکسل پایان نبخشیده‌اید، اما می‌خواهید که تمامی پوشه‌های کاری باز، بسته شوند. دکمه Shift را فشار داده و گزینه File را از منو برگزینید به جای گزینه Close که معمولاً در منو وجود دارد اکنون گزینه Close all به چشم می‌خورد. در مورد فایل‌هایی که هنوز آن‌ها را ذخیره‌ نکرده‌اید، از شما دوباره سوال خواهد شد.

تکمیل تقویم: اکسل 97-2003
اگر می‌خواهید که از عنصر هادی تقویم در اکسل بدون اکسس استفاده می‌توانید نسخه 9.0 آن را از آدرس زیر دریافت کنید:

http://download.microsoft.com/download/access97/sample/1/win98/en-us/actxsamp.exe

حجم این فایل 1.8 مگابایت می‌باشد.
این برنامه در تمامی نسخه‌های اکسل از 97 تا 2003 کار می‌کند. فایل‌ها را در دایرکتوری مورد نظر از حالت فشرده خارج کرده و اگر از اکسل 97 استفاده می‌کنید، فایل MScal.OCX را در دایرکتوری C:/Windows/System32 کپی کنید.
برای اکسل 2003 و 2000 و یا XP باید آن را به دایرکتوری آفیس مثلا در C:/programs/Microsoft/office/office برده و سپس فایل را توسط Start-Run با دستور Regsvr32mscal.OCX ثبت کنید.
سپس می‌توانید عملیات فعال‌سازی تقویم را شروع کنید. پس از این که عنصر تقویم را اضافه کردید می‌توانید در پنجره خصوصیات مربوط به Visual-Basic-Editors که با دکمه F4 نیز فعال می‌شود، برای خصوصیات Month length و Day length گزینه System یا (System(middle را بر گزینید در این صورت در تقویم اسامی روزها و ماه‌ها به زبان دیگری نیز نشان داده خواهد شد.

محاسبات بدون فرمول: اکسل
اگر پس از انجام کارتان متوجه شدید که باید تمامی اعداد یک ستون و یا یک محدوده را 3 درصد افزایش دهید و یا از همه اعداد ارزش ثابتی را کم کنید، دو راه خواهید داشت:
بیش‌تر کاربران اکسل از یک ستون کمکی با فرمول حدودی AA*1,03= استفاده می‌کنند که بعد از آوردن ستون به اندازه مورد نیاز آن را به طرف پایین خواهند کشید. برای جای‌گزینی ارزش‌های کاملا عددی در فرمول باید ستون گفته شده پس از آوردنش کپی شده و توسط گزینه‌های Edit-Paste Special-Values بنا به ارزش عددی مورد نظر کمتر شود. پس از انجام کار اجازه دارید که ستون خروجی را پاک کنید و اما راهی ساده‌تر:
در یک سلول خالی ارزش 1,03 را وارد کنید، با دکمه‌های Ctrl -C آن را کپی کنید، ستون مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس گزینه‌های Edit-Paste Special-Multiply را برگزینید.
سلول کمکی با ارزش 1,03 را می‌توانید پس از انجام کار پاک کنید.

تناسب دادن نمای روز: Outlook 2003
در تقویم Outlook به راحتی توسط دکمه‌های موجود می‌توانید صفحات را میان نمای هفته‌های کاری، ماه‌ها و هفته‌ها عوض کنید اما مسئله‌ای که کسی زیاد به آن آشنایی ندارد، اینست که توسط دکمه‌های ترکیبی به راحتی می‌توانید نمایی از 1 تا 10 روز را به نمایش بگذارید. برای این کار در یکی از نماهای موجود اولین روز مورد نظر را علامتگذاری کنید، سپس دکمه ALT را با عددی میان یک تا ده فشار دهید. در این میان دکمه O برای عدد ده می‌باشد. از دکمه‌های اعداد معمولی در کیبورد استفاده کنید.

مدیریتی سریعتر: PowerPoint 97-2003
در زمان یک معرفی (ترفندستان) برای نشان دادن فویل قبل از

Cursor left="left"

و برای فویل بعدی از 

Cursor right="right"

استفاده می‌شود. اگر شماره فویل را وارد کرده و دکمه Return را بزنید، مستقیماً به صفحه مورد نظر خواهد رفت از نسخه 2000 به بعد نیز اگر دکمه راست و چپ ماوس را چند ثانیه با هم در حالت کلیک نگه‌دارید. به صفحه شماره یک باز خواهید گشت.

کوچکتر کردن Data File: در Outlook 2000-2003
برای کوچک کردن فایل‌هایی از Outlook مانند Outlook.PST یا Archive.PST گزینه‌های File-Data file Management را در Outlook XP و 2003 برگزینید. فایل مورد نظر را علامتگذاری کرده و سپس Setting را بر گزینید. در قسمت باز شده گزینه Compress now را برگزینید در Outlook 2000 گزینه‌های View-File lists را انتخاب کرده و با دکمه راست ماوس گزینه Outlook Today «پوشه شخصی» را کلیک کنید. سپس Properties را برگزیده و در بخش General گزینه Advanced را کلیک کنید. در آخر گزینه Compress now را برگزینید.

کنترل علامتگذاری‌ها: اکسل 97-2003
هنگامی که محدوده بزرگی از یک جدول را علامتگذاری کرده‌اید، مشکل خواهد بود که همه آن را کنترل کنید. در اینجا ترکیب دکمه‌ها به شما کمک می‌کنند:
کلیک کردن پشت سرهم Ctrl -Shift -i به شما در جهت حرکت عقربه‌های ساعت هر چهارگوشه مکان علامتگذاری شده را نشان خواهد داد.

مقایسه صفحات جدول: اکسل 97- 2003
اگر دو صفحه حدودا یکسان و مشابه به هم در اختیار دارید و می‌خواهید کنترل کنید که کدام یک از سلول‌ها در یک پوشه‌ کاری با هم تفاوت دارند،اینگونه عمل کنید: در پوشه انتخابی ابتدا یک سوم صفحه جدول را انتخاب کنید و یا تشکیل دهید و در سلول A1 فرمول زیر را نوشته و با دکمه Return آن را تایید کنید:

If(Identical(page1 !A1,page2 !A1);';****)i=

سپس سلول را علامتگذاری کرده و در گوشه پایینی سمت راست بخش علامتگذاری شده کلیک کنید و در حالی که دکمه ماوس را در حالت کلیک نگه داشته‌اید گوشه سلول را تا تمام سلول‌هایی که می‌خواهید کنترل شوند، بکشید. روند را از راه کشیدن ستون پر شده به سمت راست و بر روی تمامی ستون‌ها که می‌خواهید کنترل کنید، تکرار کنید. تمامی سلول‌هایی که گزینه ,,,*** برای آن‌ها در نظر گرفته می‌شود، در هر دو صفحه جدول با هم تفاوت دارند.

دو Hotkey برای یک کار: اکسل 97- 2003
اکسل دارای یک Hotkey تشریح نشده است هنگامی که دکمه‌های Ctrl -i را فشار دهید نرم‌افزار ارزش با فرمول یا قالب سلول بالایی را به سلولی که درون آن هستید منتقل می‌کند. البته اگر سلول بالایی را انتخاب کرده و سپس با ماوس به طرف پایین بکشید هم باز همن نتیجه را بدست خواهید آورد. جای‌گزین این عمل ترکیب دکمه‌های Ctrl -C و Ctrl -V نیز می‌باشد. اما ترکیب دکمه اولی سریعتر است.

چاپ Hotkeys: در Powerpoint XP و 2003
اگر می‌خواهید لیستی از تمامی دکمه‌های ترکیبی نرم‌افزار بر روی برگه داشته باشید، توسط F1 بخش کمک PowerPoint را فراخوانی کنید. اگر Help.Wizard شروع به کار کرد، گزینه Options را برگزیده و گزینه زیر را غیرفعال کنید: Use Office-Wizard
تایید کرد و سپس دوباره دکمه F1 را فشاردهید. در پاورپوینت XP در بخش Contents ستون Microsoft PowerPoint - Help و سپس Microsoft PowerPoint-entry Helps و در آخر keyboard shortcuts را برگزینید. در نسخه 2003 بخش table of contents و ستون‌های start and setting و entry helps و keyboard shortcuts را فراخونی کنید. در این قسمت سه سند وجود دارد برای چاپ آن ابتدا اولی را علامتگذاری کرده و در قسمت راست پنجره گزینه Display all را برگزینید تا تمامی زیر ستون‌ها بسته شوند. سپس ترکیب دکمه‌های Ctrl -P را فشار دهید. این کار را برای هر سه سند انجام دهید.

Forward کردن چند میل: Outlook XP, 2003
برای این که چند خبر را به یک دریافت کننده Forward کنیم، احتیاج به باز کردن هر کدام از آن‌ها و انتخاب هر باره دریافت کننده نداریم برای این کار ابتدا در Inbox تمامی میلها را علامت می‌زنیم به محض انتخاب Forward میلی باز خواهد شد که خبرهای علامت زده شده را به عنوان پیوست به همراه خواهد داشت. دریافت کننده را انتخاب کرده و به حالت همیشگی میل را می‌فرستیم.

گرافیک در زمینه: Word 2000-20043
می‌خواهید به سندی در Word یک زمینه اضافه کنید تا زیباتر به نظر برسد گزینه‌های Insert-Picture-Autoshapes را برگزینید. در نوار ابزار پدید آمده فرم مورد نظر را انتخاب کنید. مثلا Start and Banners نشانگر ماوس تبدیل به یک ضربدر می‌شود و شما می‌توانید گرافیک مورد نظر را در سند وارد کنید و یا آن را جابجا کنید. در نسخه Word 2000 از منو گزینه Autoshape formatting را انتخاب کنید. در نسخه‌های 2003 یا 2002(XP) قسمت گرافیکی در یک بخش نقاشی وجود دارد. در اینجا از منو گزینه sign area را برگزینید گزینه‌های مورد نظر و قابل دسترس در نسخه‌های مختلف کمی متفاوت اما در بخش خصوصیات گرافیک موارد کرده همه گزینه‌ها یکسانند.
در بخش layout گزینه Send Behind Text را انتخاب کنید. در صورتی که این گزینه در آنجا نبود روی گرافیک دکمه راست ماوس را کلیک کرده و گزینه‌های Order و Send Behind text را برگزینید. در بخش Colors and Lines می‌توانید رنگ گرافیک را انتخاب کنید. در آخر گزینه OK رافشار دهید و گرافیک را به نقطه مورد نظر خود انتقال دهید.

بهترین پهنا برای یک ستون: اکسل 97- 2003
در حالی که اعداد کم در پهنای ستون جای می‌گیرند، هنگامی که کمی به اعداد اضافه شد یا علاماتی مانند (###) و یا فرمول‌های جمع و ضرب لزوم جایگیری در ستون را پیدا کردند. دیگر دلواپسی‌ها و آزمایشات شروع می‌شوند.با کمک رمز بندی برای ستون‌ها می‌توانید از آزمایشات صرفنظر کنید. با دوبار کلیک کردن بر روی یک خط صفحه‌ای با نام مرزبندی ستونی باز خواهد شد که به شما اجازه تنظیم اتوماتیک پنهای یک ستون را خواهد داد. برای مثال اگر می‌خواهید که ستون C را تناسب دهید. باید در مرزبندی ستونی خط بین C و D دست به تغییر و تنظیم بزنید.

رسیدن سریع به مرزها: اکسل 97-2003
می‌خواهید هنگامی که با جداول بزرگ کار می‌کنید، به سرعت دستیابی به گوشه‌های یک صفحه کاری پیدا کنید. نوارهای حرکتی افقی و عمودی صفحه به شما مکان مورد نظر را در جدول نشان می‌دهند. اگر نمی‌خواهید که هر بار توسط کلیک کردن ماوس با نوارهای حرکتی کار کنید، دکمه Shift را نگه داشته و قسمت علامتگذاری شده در نوارهای حرکتی افقی یا عمودی را به حرکت در آورده و بکشید بدین وسیله به سرعت به هدف خود خواهید رسید.